Mechanisatie & WMS: de perfecte match bij personeelstekort

Terwijl je dit leest, zit ergens een magazijnmedewerker te fronsen, omdat het product dat volgens het systeem op locatie 01A36 moet liggen, daar helemaal niet te vinden is. Ondertussen wacht een klant op een pakket dat de verkeerde inhoud zal bevatten, en is een andere medewerker op zoek naar de laatste rode trui maat M die volgens de voorraad wel aanwezig moet zijn – maar niemand weet waar. Deze uitdagingen komen voort uit één groot probleem: foutgevoelige magazijnprocessen. In deze blog vertellen Lukas Huzen, Head of Product, en Roy Denslagen, Operations Consultant bij Diract, waarom foutloze logistiek geen onbereikbare droom hoeft te zijn.

Waarom gaat het vaak mis in de orderpicking?

Fouten in orderpicking veroorzaken frustratie bij klanten, kosten extra tijd en geld, en beschadigen je reputatie. Maar waar gaat het precies mis?

"Een veelvoorkomend probleem is dat mensen zich simpelweg vergissen bij het tellen," legt Lukas uit. "Je vraagt iemand om drie stuks mee te nemen, maar hij pakt er vier, omdat t-shirts in polybags soms aan elkaar plakken."

"Daarnaast zien we dat producten soms verkeerd worden gelabeld of beheerd. Een barcode kan aangeven dat het een maat S is, terwijl er in de verpakking een maat M zit. Of een artikel wordt los verkocht, maar ligt in het magazijn in een omdoos. Als dat niet duidelijk is aangegeven, pakt iemand per ongeluk meerdere stuks in plaats van één."

Roy ziet in de praktijk nog meer oorzaken: “Naast telfouten zie ik vaak dat magazijnmedewerkers onder tijdsdruk werken en producten verkeerd lezen of locaties verwisselen. Papieren picklijsten maken dit probleem nog groter. Als een artikel verplaatst is, maar dit niet in het systeem is aangepast, staat de medewerker voor een leeg schap zonder te weten waar het product dan wel ligt.”

Van foutgevoelig naar foutloos: dit is waar WMS het verschil maakt

De meeste van deze problemen ontstaan in omgevingen waar nog geen geavanceerd WMS wordt gebruikt – vaak werken medewerkers daar nog met papieren picklijsten of losse systemen. “Zodra je overstapt naar een slim WMS zoals Ceyenne, verandert er veel,” weet Roy. “Niet alleen automatiseer je belangrijke controles, je maakt ook realtime aansturing en feedback mogelijk. Dat is de eerste stap richting foutloze logistiek.”

Hoe technologie orderpickfouten voorkomt

Lukas en Roy zijn het erover eens: moderne WMS-oplossingen pakken de belangrijkste oorzaken van fouten systematisch aan.

Roy: “Door het scannen van locaties en producten neem je veel menselijke fouten weg. Je kunt simpelweg niet het verkeerde product pakken, want het systeem accepteert alleen de juiste barcode.”

“Door te werken met kleurindicaties worden medewerkers op de juiste manier naar locaties gedirigeerd en ontstaat er minder afleiding,” vult Lukas aan. “Deze visuele ondersteuning maakt het proces intuïtiever. En bij voicepicking krijg je instructies via een koptelefoon, waardoor je ogen niet hoeven te wisselen tussen een scherm en de producten. Je hoeft niet te schakelen tussen wat er op je scherm staat en waar je naartoe moet. Hierdoor houd je continu focus op je taak.”

Het kassameisje-principe voor foutloze orders

Maar technologie alléén is niet genoeg – ook slimme proceskeuzes maken het verschil. Een effectieve aanpak om fouten te verminderen is wat Lukas gekscherend het “kassameisje-principe” noemt: een extra controle na het orderpicken.

“Bij het inpakken kun je een extra controle inbouwen, vergelijkbaar met iemand die in de supermarkt steekproefsgewijs je zelfgescande boodschappen controleert,” vertelt Lukas. “Dit kost natuurlijk iets aan efficiëntie omdat producten twee keer door handen gaan, maar het levert enorm veel op in nauwkeurigheid.”

Roy vult aan: “De klanten waar we dit hebben geïmplementeerd, zien vaak een drastische afname in fouten. Het is een investering die zichzelf snel terugverdient doordat je minder vaak met retourzendingen te maken krijgt en de klanttevredenheid verhoogt. De sleutel is het vinden van de juiste balans. Niet elke order hoeft volledig geïnspecteerd te worden – soms volstaat een steekproef die medewerkers scherp houdt, omdat ze weten dat er controles plaatsvinden.”

Real-time data: de sleutel tot proactief ingrijpen

Traditionele manieren van werken zorgen regelmatig voor miscommunicatie en onnodige fouten. Een papieren picklijst wordt op een bepaald moment geprint en weerspiegelt de situatie op dat moment. Maar wat als daarna iets verandert?

“Doordat ons systeem real-time werkt, word je niet naar een verkeerde locatie gestuurd,” legt Lukas uit. “Als je met papieren picklijsten werkt en een locatie blijkt leeg te zijn, dan kun je verkeerd lopen en tijd verspillen.”

Real-time data biedt nog meer voordelen, weet Lukas. “Wij geven orders pas vrij voor picking als de voorraad ook werkelijk in het magazijn op de juiste plek aanwezig is.” Hij gebruikt een herkenbaar voorbeeld: “Het is alsof je je partner een boodschappenlijstje geeft met komkommers erop terwijl die op zijn in de supermarkt. Bij ons kan het niet gebeuren dat komkommers op het ‘boodschappenlijstje’ staan als ze niet in de schappen liggen. Dat is puur tijdverlies dat je simpel kunt voorkomen.”

“Voor sommige klanten hebben we ook een gewichtscontrole ingebouwd,” vertelt Lukas. “We leggen de gewichten van producten vast in ons WMS. Als een pakket over een rollerbaan met weegschaal gaat, vergelijken we het actuele gewicht met het berekende gewicht. Wijkt dit meer dan enkele procenten af, dan wordt het pakket automatisch naar een controlebaan geleid.”

Praktijkvoorbeelden van foutloze logistiek

Roy ziet in de praktijk wat dit alles betekent: “Bij Baktotaal Bouwhuis zorgen Android-scanners ervoor dat medewerkers duidelijk en efficiënt door het magazijn worden geleid. Ze zien precies wat ze moeten picken en waar het ligt. De kans op fouten is minimaal.”

“Een ander mooi voorbeeld is de FTH Groep, bekend van Babypark en Baby-Dump,” gaat Roy verder. “Daar komen door automatisering de goederen naar de picker toe en wordt direct in verzenddozen gepickt. Dit is niet alleen sneller, maar voorkomt ook fouten die ontstaan tijdens het overplaatsen van producten van de drager waarin ze gepickt worden naar de verzenddoos.”

Balans tussen foutloosheid en efficiëntie

De perfecte foutloze operatie bestaat wellicht niet, maar het is wel mogelijk om extreem dicht in de buurt te komen. “Het is een kwestie van de juiste balans vinden,” zegt Lukas. “Elke controle kost wat in efficiency, maar levert ordernauwkeurigheid op.”

Roy benadrukt het belang van een passende aanpak: “Wat werkt verschilt per organisatie. Bij sommige klanten implementeren we uitgebreide controles omdat de kosten van een fout simpelweg te hoog zijn – bijvoorbeeld bij producten met een hoge waarde. Bij andere klanten ligt de nadruk meer op snelheid en kiezen we voor gerichte controles op plekken waar de foutgevoeligheid het hoogst is."

Foutloze logistiek begint met de juiste technologie

De weg naar foutloze logistiek begint met het elimineren van de belangrijkste foutbronnen. Scan in plaats van papier. Controleer waar nodig. Gebruik real-time data om proactief in te grijpen. En bouw voldoende vangnetten in voor die situaties waarin het toch misgaat.

Wil je weten hoe jouw magazijn kan profiteren van slimmere orderpicking met minder fouten? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden voor jouw specifieke situatie.