Bertus distribueert fysieke muziek vanuit Capelle aan den IJssel. In drie magazijnen liggen ongeveer 2,3 miljoen platen en cd's, verdeeld over 70.000 tot 80.000 verschillende titels. De klanten lopen van de platenzaak op de hoek tot grote ketens en webshops in heel Europa. Frank van Elswijk, verantwoordelijk voor de magazijnoperatie, vertelt hoe Bertus van papieren picklijsten naar Ceyenne WMS ging.
Elke bestelling ging eerst op de plank van de klant
Twaalf jaar lang werkte het magazijn op dezelfde manier. Twee keer per dag draaide Bertus papieren picklijsten uit en ging het hele magazijn tegelijk aan de slag. De gepickte producten gingen op karren, van de karren in kratten en van de kratten naar een van de 25 afdelingen. Elke afdeling had ongeveer honderd klanten en elke klant had daar zijn eigen plank. Daar bleven de bestellingen liggen tot het bedrag hoog genoeg was om te versturen, eerst 300 gulden en later 300 euro.
Wat Ceyenne nu in het systeem regelt, regelde Bertus toen met planken. "Nu gebeurt het in systemen en toen gebeurde het fysiek", zegt Frank, die sinds zijn achttiende bij het bedrijf werkt en inmiddels elke hoek van elk magazijn kent.
Type caption (optional)
Volle planken betekenden dat er geen klant meer bij kon
Die werkwijze had een harde grens, en die grens was van hout. Een klant zonder plank kon Bertus niet bedienen, dus zat er een maximum aan het aantal klanten dat het bedrijf aankon.
Op een gegeven moment zijn de planken vol. Dan kan je ook geen klanten meer aannemen. Dus het was de hele tijd oude klanten eruit, nieuwe klanten erin.
Frank van Elswijk, verantwoordelijk voor de magazijnoperatie bij Bertus
Het oude systeem liep daarmee tegen zijn plafond. Verbeteren van de processen was welkom, groeien was noodzaak. In het oude systeem kon Bertus geen van beide.
Klanten gingen Bertus gebruiken als hun eigen winkelvoorraad
De aanleiding kwam uit de markt. Klanten gingen het magazijn in Capelle steeds meer gebruiken als hun eigen winkelvoorraad. Een platenzaak bestelt dan geen tien exemplaren van tien titels, maar één exemplaar van honderd titels, en dat elke dag opnieuw.
Onze klanten gebruiken ons eigenlijk als hun magazijn. Die bestellen niet tien van die en tien van die. Daar gaan er honderd keer één naartoe. Er kunnen heel weinig systemen dat aan.
Frank van Elswijk, verantwoordelijk voor de magazijnoperatie bij Bertus
Het oude systeem kon dat niet aan. Een tip van een collega bracht Bertus bij Diract en een demodag in Almere bracht de rest aan het rollen.
Naast de aantallen gaf de manier van samenwerken de doorslag. Bertus sprak ook met andere partijen, maar bij Diract viel de persoonlijke benadering op. "We kwamen met iets en ze dachten gelijk mee", zegt Frank. Vooral de kennis aan tafel maakte indruk, omdat het sparren daardoor ergens over ging.
Het werkmagazijn ging in vier dagen leeg en opnieuw vol
Een nieuw WMS vroeg om een andere indeling, dus ontwierp Bertus het magazijn opnieuw. Waar vroeger allerlei zijsprongen en uitzonderingen in het proces zaten, ligt er nu een rechttoe rechtaan route van inbound naar opslag naar outbound. Frank noemt het vooral een stuk logischer.
Van de drie magazijnen liggen er twee vol bulkvoorraad. Het derde is het werkmagazijn en dat ging er in een weekend helemaal uit, stellingen en al, om daarna samen met Diract opnieuw te worden opgebouwd rond de manier waarop Ceyenne werkt. Vier dagen duurde die operatie.
De eerste weken na de livegang waren redelijk hectisch. Diract schoof aan en samen losten ze het snel op.
Type caption (optional)
Van binnenkomende pallet tot verzendsticker in een doorlopende flow
De dag begint met pallets van leveranciers. Die gaan uitgepakt in kratten richting de voorraad, terwijl grotere aantallen van een titel een eigen scan krijgen en apart worden weggezet. Zodra een product op locatie staat, kan het gepickt worden.
Komt er een order binnen en haalt de klant het verzendbedrag, dan schiet Ceyenne de order in en loopt de picker zijn ronde. Bij het inpakken scant een medewerker de barcode op de krat in de packing app van Diract. Het scherm toont de klant, de producten en de vervoerder, en vinkt bij elke scan af wat er in de doos hoort. Klopt alles, dan rolt de verzendsticker eruit.
Meetbare gegevens veranderden de manier van plannen
Gevraagd naar zijn grootste voordeel noemt Frank geen functie, maar cijfers. Picksnelheden, de dichtheid van de voorraad, doorloopsnelheden, aantallen per uur voor inbound en outbound. Niet om te zien hoe snel een individuele medewerker werkt, want daar gaat het hem niet om, maar om te weten wat het magazijn per dag en per uur aankan.
Dat is allemaal inzichtelijk en dat had ik in het verleden niet. Dan kan je ook betere planningen maken en je personeel erop afstemmen.
Frank van Elswijk, verantwoordelijk voor de magazijnoperatie bij Bertus
Dat helpt vooral rond de piek. Oktober, november en december zijn de drukste maanden, met minimaal een derde meer volume dan normaal. Daar komt in april nog Record Store Day bij. De voorbereiding begint anderhalve maand van tevoren en gaat over ruimte, mensen, zaterdagen en eerder beginnen. Met een paar jaar aan data uit Ceyenne kan Bertus nu beter voorspellen wat er wanneer aankomt.
Nieuwe mensen picken na een kwartier mee
Bertus werkt veel met uitzendkrachten, dus lopen er wekelijks nieuwe gezichten rond. Die beginnen bijna altijd bij het orderpicken en dat gaat snel: na tien minuten tot een kwartier redden ze zich al, binnen een dag weten ze precies wat er moet gebeuren. Het proces legt zichzelf uit zodra iemand zijn eerste scan doet. Verderop in de processen ligt dat anders, want daar is meer kennis nodig, alleen scheelt het aan de pickkant een hoop in een magazijn dat elk najaar opschaalt.
Drie jaar op rij stevige groei
Het effect van de overstap zit voor Bertus in wat het bedrijf sindsdien aankan. De planken zijn weg, dus de grens aan het aantal klanten ook. Het magazijn heeft meer ruimte voor voorraad, verstuurt meer en verwerkt meer orders per dag dan in de oude situatie mogelijk was. Drie jaar op rij groeide het bedrijf stevig door.
Een deel daarvan komt door de markt, want vinyl is weer populair en de jeugd koopt mee. Zonder de overstap had Bertus die vraag alleen niet kunnen bedienen.
Als wij niet waren overgegaan naar Diract, hadden wij de groei van de consument niet kunnen bijbenen.
Frank van Elswijk, verantwoordelijk voor de magazijnoperatie bij Bertus
Er ging bij de overstap ook iets weg. Bertus had een cd-sorteermachine van twintig jaar oud, die in zijn beste tijd 200.000 cd's per week verwerkte en aan het eind nog 30.000. In de nieuwe manier van werken voegde hij niets meer toe. Automatisering sluit Frank voor later niet uit, alleen dan wel in een andere vorm.
De richting is duidelijk. Bertus wil het aantal orderregels per dag flink omhoog brengen, gedreven door nieuwe deals en vraag uit de markt. Waarschijnlijk komen daar ook vierkante meters bij. "Ik ben er bang voor", zegt Frank, met het gemak van iemand die zijn magazijn al eens in vier dagen heeft leeggetrokken.
Related Blogs
