In elk WMS-selectietraject komt er een moment waarop het even stil wordt aan tafel. De logistiek manager is enthousiast over de pickroutes. De directeur ziet de groei al voor zich. Dan stelt de IT-manager zijn vraag: “Mooi allemaal, maar hoe krijgen we de gegevens uit ons ERP in dat systeem?”
Volgens Tomas Straathof, COO van Diract, is dat geen dwarsliggen. “IT-managers denken vanuit de risico’s,” zegt hij. Dat hoort bij het vak. Een WMS dat niet goed praat met de rest van je systemen, is een duur eiland.
Eén vaste ingang voor al je gegevens
Een API (Application Programming Interface) is een afgesproken manier waarop twee systemen gegevens uitwisselen. Zie het als de goederenontvangst van je software: alles wat binnenkomt of vertrekt, gaat door dezelfde deur. De Ceyenne WebAPI heeft vaste aansluitpunten, zogenoemde endpoints, voor artikelen, inkooporders, verkooporders, retourorders, voorraad en track-and-trace. Je ERP, je webshop of je eigen software stuurt daar gegevens naartoe of haalt ze op.
Voor een IT-manager telt vooral of die deur goed gebouwd is. “Je kunt gewoon met onze software koppelen,” zegt Tomas. “Dat hebben we goed gedocumenteerd en het wordt door veel partijen gebruikt.” Diract deelt die documentatie met iedere partij die wil koppelen. De WebAPI-module is een van de meest gebruikte onderdelen van Ceyenne: zo’n driekwart van de klanten koppelt ermee. Bedrijven met eigen technische kennis kunnen die koppeling makkelijk zelf bouwen. Sommige klanten doen dat zonder één vraag te stellen, alleen op basis van de documentatie. Anderen laten het regelen door hun ERP- of e-commercepartner. Waar nodig helpt Diract, vaak in een sessie op afstand.
Een goede API is wel het halve werk, niet het hele. In een implementatie plant Diract de koppelingen daarom als aparte fase, omdat koppelingen met andere systemen altijd een risico zijn. Iemand moet zorgen dat de gegevens die door de WebAPI gaan ook kloppen, en dat werk onderschatten veel bedrijven.
Hoe lang duurt zo’n koppeling? Een basiskoppeling met inkooporders, verkooporders en voorraad staat in ongeveer vijf dagen. Met verrijkingen kom je eerder op tien, en meer dan twee weken is het niet. Dat geldt als je al een fundament hebt, zoals een pakket of bestaande tools. Bouw je eerst eigen middleware vanaf nul, dan gaat die rekensom niet op.
Een standaardkoppeling past, tot je iets extra’s wilt
Veel koppelingen werken als een invulformulier met vaste vakjes. Veld A in het ene systeem gaat naar veld B in het andere. Dat werkt prima zolang je precies die vakjes nodig hebt. “Op het moment dat jij net wat extra informatie wilt uitwisselen die geen onderdeel is van die standaardintegratie, dan loop je gelijk vast,” zegt Tomas.
Stel, je gaat producten met een houdbaarheidsdatum verkopen en je koppeling kent geen veld voor de THT. Dan typt iemand in het magazijn die datum met de hand over. Of je laat de koppeling aanpassen, en dat kost tijd en geld. Allebei geen feestje.
Met de WebAPI werkt het andersom. “Je kunt heel snel een basiskoppeling neerzetten, en die indien gewenst heel erg verrijken met extra informatie,” legt Tomas uit. Denk aan serienummers, THT-datums of kenmerken waarmee je je magazijnprocessen aanstuurt. Volgens Tomas past die extra informatie in ongeveer 95 procent van de gevallen in een bestaand standaardveld van de WebAPI. Diract hoeft daar dus meestal niets voor bij te bouwen. Past het er echt niet in, en is er geen andere oplossing? Dan maakt Diract een nieuw veld aan, als de case goed is. Dat heeft niet de voorkeur, omdat Diract die gegevens dan ook moet opslaan en bruikbaar moet maken. Het komt wel voor.
Werk je met serienummers, dan wil je weten welk serienummer naar welke klant ging. Liefst weet je ook vooraf welke serienummers er met een inkooporder binnenkomen.
Eén bericht met alles wat het magazijn moet weten
Hoe rijk de WebAPI is, zie je goed aan artikelgegevens. Diract begint altijd bij het strikt noodzakelijke: artikelnummer, barcode en omschrijving. Voor het WMS horen de afmetingen daar ook bij, want zonder maten weet het systeem niet wat waar past.
Daarna kun je verder. Met een artikelgroep bijvoorbeeld, zodat je in het magazijn op die groep kunt sturen. Of met verpakkingseenheden. Tomas geeft een voorbeeld:
- een los stuk is 10 × 10 × 10 cm;
- een doosje met zes stuks is 20 × 20 × 30 cm;
- acht van die doosjes samen zijn 40 × 40 × 60 cm.
Die hele opbouw stuur je in één keer mee via de WebAPI. Niemand hoeft bij de eerste levering nog met een rolmaat langs de dozen.
Bij inkooporders werkt het net zo. Je maakt via de WebAPI inkooporders aan, maar ook zendingen. Dat helpt als één inkooporder in delen binnenkomt, of als je leverancier meerdere inkooporders op één vrachtwagen zet. Leveranciers houden zich nu eenmaal niet altijd aan jouw administratie.
100.000 orderregels in één nacht
Rijk is mooi, snel moet het ook zijn. Klanten hebben Diract de afgelopen jaren flink uitgedaagd op snelheid. Inmiddels zet de WebAPI ’s nachts meer dan 100.000 orderregels in een tot anderhalf uur in het systeem.
Sidekix laat zien waarom dat telt. Het bedrijf werkt met enorme piekvolumes. “Bij Sidekix moeten in één nacht 100.000 orderregels of meer geïmporteerd kunnen worden,” zegt Tomas. “Anders staan de volgende ochtend niet op tijd de juiste opdrachten klaar voor de medewerkers.” Wachtende orderpickers kosten geld, en in die tijd gaat er niets de deur uit.
Eén ingang, ook als er iets misgaat
Al het verkeer van en naar Ceyenne loopt via de WebAPI. Die houdt een logboek bij, en de mensen van Diract weten altijd waar ze moeten kijken als er iets niet klopt. Eén vaste toegangspoort dus, in plaats van een verzameling losse koppelingen met elk een eigen gebruiksaanwijzing. Voor een IT-manager die vanuit risico denkt, is dat misschien wel het prettigste nieuws van deze hele blog.
Gaat een import mis, dan geeft de API zelf een technische foutmelding terug. Het andere systeem neemt namelijk het initiatief: dat stuurt de gegevens, Diract haalt ze niet op. Is een import voor jou van groot belang, zoals de orders die ’s nachts binnenkomen, dan kan Diract er monitoring op zetten. Gaat het dan mis, dan krijgen jij en de servicedesk van Diract een e-mail. Die komt in het ticketsysteem terecht, zodat de servicedesk er meteen mee aan de slag kan. Dat vraagt wel extra afspraken. Hoe Diract verder met storingen omgaat, lees je hier [link naar artikel over storingen].
Wat gebeurt er met je koppeling als Ceyenne een nieuwe versie krijgt? Meestal niets. Diract wil niet dat klanten bij elke update hun koppeling moeten aanpassen. Alleen als Diract iets verbetert aan beveiliging of autorisatie, moet er soms een algemeen deel van de koppeling mee, en dan met een goede reden. Ondertussen wordt de WebAPI met elke versie rijker, met steeds meer optionele velden die je kunt gebruiken als je wilt.
Straks rekent de WebAPI ook voor je mee
Diract breidt de WebAPI uit met wat klanten vragen. Nieuw is bin-packing. Daarmee laat je vooraf berekenen welke artikelen in welke doos of op welke pallet passen. Handig als je je klant al vertelt wat de verzending kost voordat je iets inpakt.
Twee klanten werken er al mee en een derde test het nu. In versie 2027.1, in het eerste kwartaal van 2027, zit het standaard in het product.
Koppelen zonder verrassingen
Zit je in een selectietraject en wil je weten hoe Ceyenne met jouw systemen praat? Of ben je al klant en wil je meer uit je koppeling halen? Neem je eigen IT-specialist of ERP-partner mee. Dan kijken we samen wat er nodig is, en blijft het aan tafel niet meer stil.