De 10 meetbare signalen dat je warehouse tegen je werkt

Je bedrijf groeit. Meer orders, hogere verwachtingen van klanten, druk op de marges. Wat ooit soepel liep, voelt nu als dagelijks gevecht. Je warehouse zou je groei moeten ondersteunen, maar doet het tegenovergestelde. In deze blog vertelt Chris van Vreeswijk, Operations Consultant bij Diract, hoe je herkent wanneer je magazijn een bottleneck wordt in plaats van een groeiversneller.

1. Voorraadnauwkeurigheid onder de 95%

Je denkt 100 stuks op voorraad te hebben, maar vindt er 87. Die 13 ontbrekende stuks zijn niet zomaar verdwenen - ze kosten je directe omzet. Elke keer dat een klant iets wil bestellen dat je systeem zegt te hebben, maar wat je niet kunt leveren, loop je een verkoop mis.

Epplejeck kende dit probleem maar al te goed. Hun bulkvoorraad was niet zichtbaar in de webshop. Artikelen die fysiek op voorraad lagen, werden online als 'uitverkocht' getoond. Klanten bestelden elders, terwijl de voorraad gewoon in het magazijn lag.

Wat het je kost: Nee-verkopen, spoedbestellingen tegen hogere kosten en klanten die permanent naar concurrenten overstappen.

2. Orderverwerkingstijd stijgt exponentieel bij meer volume

Meer orders zou routine moeten worden. Maar zonder de juiste systemen groeit de verwerkingstijd sneller dan je ordervolume. Waar je bij 100 orders per dag nog meekomt, loop je bij 200 orders hopeloos vast.

Baktotaal, een groothandel met 1.500 orders per dag, kon maar één order tegelijk verwerken. Elke nieuwe order moest wachten tot de vorige compleet was. Het resultaat: enorme achterstanden tijdens drukke periodes en structureel overwerk om de bestellingen toch de deur uit te krijgen.

Wat het je kost: Langere doorlooptijden betekenen latere leveringen, hogere personeelskosten door overwerk en klanten die overstappen naar snellere concurrenten.

3. Medewerkers besteden 20-30% van hun tijd aan zoeken

Je betaalt medewerkers om orders te picken en te verpakken. Maar onderzoek toont aan dat ze in traditionele warehouses 20-30% van hun tijd besteden aan zoeken naar producten, labels of informatie. Bij één van onze klanten was dit zelfs 40%.

Wat het je kost: Bij tien medewerkers betekent 30% zoektijd dat je eigenlijk twee tot drie volledige FTE betaalt voor werk dat niet productief is. Dat zijn maandelijkse salarissen die geen enkele waarde toevoegen.

4. Retourverwerking duurt langer dan twee dagen

Retouren zijn onvermijdelijk - fashion kent percentages van 30 tot 50%. Maar snelheid in verwerking maakt het verschil tussen klantbehoud en klantverlies. Elke dag dat een retour onverwerkt blijft liggen, is een dag dat geld vastzit in voorraad die je niet kunt verkopen.

Zonder gestructureerd retourproces stapelen artikelen zich op, raken zoek of worden beschadigd. Je verliest overzicht over wat je werkelijk kunt verkopen en klanten wachten wekenlang op hun geld terug.

Wat het je kost: Vastliggend kapitaal in onverwerkte retouren, klanten die niet terugkomen en voorraad die door vertraging niet meer verkoopbaar is.

5. Geen realtime voorraadstatus mogelijk

"Is dit op voorraad?" moet een simpele vraag zijn met een direct antwoord. Maar als je team moet bellen, zoeken of inschatten, verlies je die klant. Ongeveer 60% van bedrijven noemt IT-optimalisatie als grootste operationele uitdaging- en dat is niet voor niets.

Zonder realtime inzicht beloof je leveringen die je niet kunt waarmaken, houd je te veel veiligheidsvoorraad aan of loop je juist tegen tekorten aan. Je beslist op basis van gisteren, terwijl je klanten vandaag willen bestellen.

Wat het je kost: Gemiste verkopen door onduidelijkheid, te hoge voorraadkosten door onzekerheid en klanten die weglopen naar webshops die direct kunnen bevestigen.

6. Pieken laten je systeem crashen

Black Friday, decembermaand, voorjaarsuitverkoop - je weet dat het komt. Toch crasht je systeem of raken je processen overbelast zodra het druk wordt. Smartphonehoesjes verwerkt elke maandag Black Friday-volumes zonder problemen. Omdat hun systeem daarop gebouwd is.

Als je warehouse het niet aankan tijdens pieken, loop je juist die omzet mis waar je het hele jaar naartoe hebt gewerkt. Je concurrenten maken hun beste maanden, terwijl jij bestellingen moet weigeren of wekenlang vertraagd levert.

Wat het je kost: Gederfde omzet tijdens de meest lucratieve periodes, imagoschade en klanten die voor altijd overstappen naar concurrenten die wel leverden toen het er toe deed.

7. Nieuwe medewerkers zijn na 3-6 weken nog niet productief

Onboarding in een warehouse zonder WMS duurt gemiddeld 3-6 weken. Als nieuwe medewerkers na zes weken nog steeds niet zelfstandig kunnen werken, betaal je dubbel: hun salaris plus de tijd van ervaren collega's die hen moeten begeleiden.

Complexe, onduidelijke processen zorgen ervoor dat nieuwe mensen continu vragen moeten stellen, fouten maken en langzaam werken. Dat frustreert niet alleen hen, maar ook het bestaande team dat constant moet helpen.

Wat het je kost: Inwerkkosten plus productiviteitsverlies tijdens de volledige onboardingperiode.

8. Klachten over verkeerde leveringen stijgen

Foutieve leveringen kosten tussen €35-€50 per incident aan directe kosten voor retour, administratie en klantenservice. Maar het echte verlies zit in klantbehoud. Onderzoek toont aan dat bijna 60% van klanten niet terugkeert na een slechte ervaring.

Zonder systemen die picken en verpakken ondersteunen, zijn fouten onvermijdelijk. Verkeerde artikelen, verkeerde aantallen, verkeerde adressen - elke fout kost je niet één order, maar een klant.

Wat het je kost: €35-€50 directe kosten per fout, plus het verlies van toekomstige omzet van die klant.

9. Je team werkt structureel over

Incidenteel overwerk tijdens drukte is normaal. Maar als je team structureel meer uren moet maken om het werk af te krijgen, signaleert dat inefficiënte processen. Je probeert een systeemprobleem op te lossen met een urenprobleem - en dat werkt niet.

Structureel overwerk leidt tot uitputting, hogere foutpercentages en uiteindelijk vertrek van goede mensen. Je lost niets op, je verschuift het probleem alleen.

Wat het je kost: Extra loonkosten tegen overwerktarief, plus de verborgen kosten van uitputting: meer fouten, meer ziekteverzuim, meer verloop.

10. Goede mensen vertrekken

Het personeelstekort in de logistiek is groot en de wervingsdruk hoog. Toch vertrekken bij jou de beste mensen - degenen die je juist wilt behouden. Ze vertrekken niet vanwege het salaris, maar omdat werken in jouw warehouse frustrerend is.

Sectoranalyses tonen dat vervangingskosten substantieel zijn door recruitment, training en productiviteitsverlies. Bij 30% jaarlijks verloop en tien FTE betekent dat elk jaar drie nieuwe mensen werven en inwerken.

Wat het je kost: Recruitment- en inwerkkosten per vertrokken medewerker, plus maanden verminderde productiviteit tijdens het zoeken en inwerken van vervangers.

Van bottleneck naar groeiversneller

Herken je drie of meer van deze signalen? Dan kost je warehouse je waarschijnlijk al actief geld.

Het goede nieuws: het hoeft niet zo te blijven. Bedrijven zoals Baktotaal en Epplejeck transformeerden van chaos naar controle. Baktotaal ging van één naar 24 gelijktijdige orders met 50% minder inpakkers. Epplejeck kreeg real-time voorraadinzicht en zag nee-verkopen drastisch dalen.

Wat kun je vandaag doen?

1. Meet de impact
Kies de drie signalen die jij herkent en documenteer één week lang: hoeveel tijd gaat verloren? Hoeveel fouten treden op? Hoeveel omzet mis je? Niet om te schrikken, maar om bewustzijn te creëren.

2. Bereken de kosten
Een medewerker die 30% van zijn tijd zoekt bij €3.000 bruto per maand? Dat is €900 per maand aan verloren productiviteit. Per persoon. Bij tien medewerkers loop je tegen €9.000 per maand aan - ruim €100.000 per jaar. Maak deze berekening voor jouw situatie.

3. Maak de kosten van stilstand zichtbaar
Presenteer de cijfers intern. Laat zien wat het kost om níét te veranderen. De vraag is niet óf je moet veranderen, maar wanneer je de kosten van stilstand niet meer kunt rechtvaardigen.

De volgende stap? Onderzoek welke warehousemanagementsystemen passen bij jouw situatie. Niet elke oplossing werkt voor elk bedrijf. Maar accepteren dat je warehouse tegen je werkt? Dat is geen optie meer.

Wacht niet tot je concurrent je inhaalt terwijl jij vecht met je eigen systemen.

Herken je deze signalen in jouw warehouse? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. We bekijken samen wat de impact is op jouw specifieke situatie.